Az online pénztárgép elengedhetetlen eszköze a vállalkozásoknak, hiszen a jogszabályi előírások miatt, a legtöbb kereskedelmi szektorban kötelező a használata. A rendelet szerint, 2017. január 1-től nyugtát kizárólag online pénztárgéppel bocsáthatnak ki az üzletek. Ilyen formában tehát megkerülni a használatát nem igazán lehet. Fontos azonban tisztában lenned vele, hogy nemcsak a beszerzés, hanem az üzemeltetés is járhat költségekkel. Cikkünkben bemutatjuk, milyen kiadásokkal kell számolnod egy ilyen kassza bevezetésekor, hogyan érdemes tervezned a költségeket. Az aktuális online pénztárgép árakról a CMO weboldalán is tájékozódhatsz bővebben.
1. A pénztárgép beszerzési költsége
Az egyik legnagyobb kiadás a pénztárgép ára, ami jelentősen eltérhet a készülék típusától és funkcionalitásától függően. Az alábbi tényezők befolyásolják a vételárat:
- Készülék típusa: alapmodell vagy érintőképernyős, fejlettebb verzió.
- Funkciók: kártyaelfogadás, online adatkapcsolat, beépített nyomtató.
- Márka és gyártó: a piacon elérhető különböző márkák más-más árkategóriában mozognak.
Általánosságban elmondható, hogy egy alap online pénztárgép ára 100.000 – 250.000 Ft között mozog, míg a fejlettebb készülékek 300.000 Ft feletti árat is elérhetnek.
2. Havidíjak és üzemeltetési költségek
Az online pénztárgépekhez állandó internetkapcsolatra van szükség, hiszen folyamatosan adatot kell továbbítaniuk a NAV felé. Az ezzel járó havi fenntartási költségek az alábbiakat tartalmazzák:
- Adatkapcsolati díj: általában havi 1.500 – 3.000 Ft között mozog.
- Szerviz- és karbantartási költségek: évente 10.000 – 30.000 Ft, ami a készülék működésének hosszú távú biztosítását szolgálja.
- Pénztárgép szoftverfrissítés: egyes szolgáltatóknál ez beépített díj, míg mások külön számolják el (éves szinten 5.000 – 20.000 Ft).
3. Üzembe helyezési és regisztrációs díjak
Az online pénztárgép beüzemelése és NAV regisztráció további költségeket jelent:
- NAV regisztrációs díj: jelenleg 5.000 Ft.
- Beüzemelési költség: egyes esetekben a forgalmazók külön díjat számítanak fel, ami 5.000 – 15.000 Ft között mozoghat.
4. Kiegészítő eszközök és egyéb költségek
Egy online kassza önmagában nem feltétlenül elegendő, ezért további kiegészítő eszközökre is szükség van:
- Bankkártya terminál: egyes pénztárgépek rendelkeznek beépített kártyaelfogadó funkcióval, de ha nincs ilyen, akkor a külön terminál 5.000 – 10.000 Ft havi bérleti díjjal járhat.
- Papírtekercs és kellékanyagok: folyamatosan szükség lesz papírtekercsre, aminek költsége havi 2.000 – 5.000 Ft. lehet, attól függően, milyen forgalmat bonyolítasz.
- Biztonsági mentés és adatkezelés: egyes vállalkozásoknak fontos lehet a rendszeres adatmentés és tárolás, ami szintén költséget von maga után.
Hogyan optimalizálhatóak a költségek?
- Alapos tervezés: mérd fel, hogy milyen típusú pénztárgép szükséges a vállalkozásodnak és válaszd ki az optimális modellt!
- Bérlés vagy vásárlás: érdemes megfontolnod a pénztárgép bérlését, mint alternatívát, ami kedvezőbb több szempontból. Ez általában élethosszig tartó garanciával jár a szerződés ideje alatt, illetve a díjak tartalmazzák a szoftverfrissítéseket vagy az elavult készülék cseréjét. A CMO oldalon több kiváló csomagajánlatot találsz, akárcsak a BEST 12 vagy a BEST 36.
- Összehasonlítás és kedvezmények: különböző szolgáltatók és pénztárgép-forgalmazók ajánlatait érdemes összehasonlítanod és figyelned az akciós lehetőségeket.
- Pénztárgép és számlázó program integrációja: egyes online kasszák összekapcsolhatóak számlázó programokkal, ami megkönnyíti az adminisztrációt és csökkenti az üzemeltetési költségeket.
Mérlegeld alaposan a döntést és kérd bizalommal a CMO munkatársainak a segítségét!