Minden új kütyüvel, programmal való megismerkedés során szükség van egy kis időre, amíg rájövünk, hogy hogyan is működik. Az ügyviteli szoftver bevezetése során is időre van szükség, míg a cég alkalmazottai megismerkednek annak minden részletével, és gond nélkül tudják használni.
Ehhez elengedhetetlen a projektmenedzser közvetítése, aki megfelelő módon kommunikál a bevezetést végző cég, illetve a végfelhasználók között. Általában a projekt menedzsert a programot megrendelő cég nevezi ki.
Az ügyviteli szoftver bevezetése és a későbbi gördülékeny használata nagyban függ a projektmenedzser kommunikációs készségétől. Tulajdonképpen ezen áll vagy bukik, hogy az alkalmazottak megértik és elsajátítják vagy sem az ügyviteli szoftver működési elvét.
Nagyon fontos, hogy a projektmenedzser része legyen a cégnek, napi szinten kapcsolata legyen a döntéshozókkal, a tulajdonosokkal, a területi vezetőkkel, a könyvelőkkel, az üzemvezetőkkel és mindazokkal, akik a vállalat működéséért felelősek. Tehát az ügyviteli szoftver bevezetése során körültekintően kell kiválasztani a projektmenedzsert.